Süreç Dokümantasyon Ajanı

SÜREÇ DOKÜMANI · Tedarikçi Fatura Onay ve Ödeme Süreci · v1.0 · 04.09.2026

KÜNYE
Amaç: Tedarikçiden gelen faturanın kontrol edilip vadesinde ödenmesini standart bir akışa bağlamak.
Kapsam: Mal ve hizmet alım faturaları. Personel ödemeleri, vergi ödemeleri ve avans talepleri kapsam dışıdır.
Tetikleyici: Tedarikçinin e-fatura sistemine fatura düşmesi.
Bitiş kriteri: Ödeme banka talimatına çevrildikten ve muhasebe kaydı atıldıktan sonra süreç tamamlanmış sayılır.
Ortalama süre: 6 iş günü
Süreç sahibi: Finans Müdürü

AKIŞ
[Başlangıç: E-fatura sisteme düşer]
   ↓
1. Faturayı sisteme kaydet (Muhasebe Uzmanı, 15 dk)
   ↓
2. Sipariş ve irsaliye eşleştirmesi yap (Muhasebe Uzmanı, 30 dk)
   ↓
<Üçlü eşleşme sağlandı mı?>
   ├─ Evet → 3. Onay akışına gönder
   └─ Hayır → 2a. Satın Almaya fark bildirimi gönder → düzeltme sonrası 2'ye dön
   ↓
3. Bütçe kalemi kontrolü (Muhasebe Uzmanı, 10 dk)
   ↓
<Tutar 50.000 TL üzeri mi?>
   ├─ Evet → 4a. Finans Müdürü onayı (1 iş günü) → 4b. Genel Müdür onayı (2 iş günü)
   └─ Hayır → 4. Finans Müdürü onayı (1 iş günü)
   ↓
5. Ödeme listesine al (Finans Uzmanı, 10 dk)
   ↓
6. Haftalık ödeme gününde banka talimatı oluştur (Finans Uzmanı, 20 dk)
   ↓
7. Muhasebe kaydını at (Muhasebe Uzmanı, 10 dk)
   ↓
[Bitiş: Ödeme yapıldı, kayıt atıldı]

ADIM DETAYLARI

Adım 1 — Faturayı sisteme kaydet
   Sorumlu: Muhasebe Uzmanı
   Girdi: E-fatura (XML/PDF)
   İşlem: Fatura ERP'ye aktarılır, tedarikçi kartı ve fatura bilgileri doğrulanır.
   Çıktı: Sistemde kayıtlı fatura
   Sistem: ERP (SAP FI)
   Süre: 15 dk
   Hata durumu: Tedarikçi kartı yoksa Satın Almadan kart açılması istenir, fatura beklemede kalır.

Adım 2 — Sipariş ve irsaliye eşleştirmesi
   Sorumlu: Muhasebe Uzmanı
   Girdi: Fatura, satın alma siparişi, mal kabul irsaliyesi
   İşlem: Üçlü eşleştirme yapılır: fatura tutarı, sipariş tutarı ve teslim alınan miktar karşılaştırılır. Tolerans %2 veya 500 TL (hangisi küçükse).
   Çıktı: Eşleşme onayı veya fark bildirimi
   Sistem: ERP
   Süre: 30 dk
   Hata durumu: Fark toleransı aşarsa Adım 2a devreye girer.

Adım 2a — Fark bildirimi
   Sorumlu: Muhasebe Uzmanı
   Girdi: Fark tutarı ve kalemi
   İşlem: Satın Alma Uzmanına e-posta ile bildirilir. Tedarikçiyle görüşme ve düzeltme Satın Almanın sorumluluğundadır.
   Çıktı: Düzeltilmiş fatura veya fark açıklaması
   Sistem: E-posta, ERP
   Süre: TANIMLANMAMIŞ (hedef süre belirlenmemiş)
   Hata durumu: 5 iş günü içinde çözülmezse Finans Müdürüne eskale edilir.

Adım 3 — Bütçe kalemi kontrolü
   Sorumlu: Muhasebe Uzmanı
   Girdi: Eşleşmiş fatura
   İşlem: Harcamanın bütçe kaleminde karşılığı ve kalan bakiyesi kontrol edilir.
   Çıktı: Bütçe kalemi atanmış fatura
   Sistem: ERP bütçe modülü
   Süre: 10 dk
   Hata durumu: Bütçe kalemi yoksa veya bakiye yetersizse Finans Müdürüne bildirilir, bütçe aktarımı talep edilir.

Adım 4 / 4a / 4b — Onay
   Sorumlu: Finans Müdürü (50.000 TL üstünde ayrıca Genel Müdür)
   Girdi: Bütçe kalemi atanmış fatura
   İşlem: Onay ERP üzerinden dijital olarak verilir.
   Çıktı: Onaylı fatura
   Sistem: ERP onay akışı
   Süre: 1 iş günü (üst limit: 2 iş günü ile toplam 3)
   Hata durumu: Onaycı izindeyse yedek onaycı devreye girer (bkz. İstisnalar).

Adım 5 — Ödeme listesine alma
   Sorumlu: Finans Uzmanı
   Girdi: Onaylı fatura
   İşlem: Vade tarihine göre haftalık ödeme listesine eklenir.
   Çıktı: Ödeme listesinde kalem
   Sistem: ERP / Excel ödeme listesi
   Süre: 10 dk
   Hata durumu: Vadesi geçmiş fatura acil listeye alınır ve Finans Müdürüne bildirilir.

Adım 6 — Banka talimatı
   Sorumlu: Finans Uzmanı
   Girdi: Haftalık ödeme listesi
   İşlem: Her perşembe banka portalında toplu ödeme talimatı oluşturulur, Finans Müdürü ikinci imza atar.
   Çıktı: Banka talimatı
   Sistem: Banka portalı
   Süre: 20 dk
   Hata durumu: Bakiye yetersizse ödeme listesi Finans Müdürü tarafından önceliklendirilir.

Adım 7 — Muhasebe kaydı
   Sorumlu: Muhasebe Uzmanı
   Girdi: Gerçekleşen ödeme dekontu
   İşlem: Ödeme kaydı atılır, cari hesap kapatılır.
   Çıktı: Kapanmış cari hesap kaydı
   Sistem: ERP
   Süre: 10 dk
   Hata durumu: Dekont ile talimat tutmuyorsa bankayla mutabakat yapılır.

RACI TABLOSU
ADIM | Muhasebe Uzmanı | Satın Alma Uzmanı | Finans Uzmanı | Finans Müdürü | Genel Müdür
1    |        R        |         -         |       -       |       A       |      -
2    |        R        |         C         |       -       |       A       |      -
2a   |        R        |         R         |       -       |       A       |      -
3    |        R        |         -         |       -       |       A       |      -
4    |        I        |         -         |       -       |       A/R     |      -
4a/b |        I        |         -         |       -       |       R       |      A
5    |        I        |         -         |       R       |       A       |      -
6    |        -        |         -         |       R       |       A/R     |      -
7    |        R        |         -         |       I       |       A       |      -
R=Yapan, A=Onaylayan, C=Danışılan, I=Bilgilendirilen

UYARI: Adım 2a'da iki R var (Muhasebe ve Satın Alma). İş ikiye bölünmüş durumda ve bu adımın hedef süresi de tanımlanmamış; sürecin en çok tıkanan noktası burasıdır.

İSTİSNALAR
- **Onaycı izinde:** Finans Müdürü izindeyse onay yetkisi vekaleten Genel Müdüre geçer. Genel Müdür de yoksa süreç bekler — vekalet zinciri iki kişiden ibarettir.
- **Acil ödeme:** Üretimi durduracak bir ödeme varsa süreç atlanabilir; Genel Müdür sözlü onayı ile ödeme yapılır, evrak akışı sonradan tamamlanır. Bu istisna ayda 2'den fazla kullanılıyorsa süreç gözden geçirilmelidir.
- **Yabancı para faturası:** Kur, fatura tarihindeki TCMB efektif satış kuru ile çevrilir. Ödeme günündeki kur farkı Adım 7'de kur farkı hesabına atılır.
- **İade faturası:** Bu süreç iade faturalarını kapsamaz, ayrı bir akış gerekir.

TANIMLANMAMIŞ NOKTALAR
- **Adım 2a hedef süresi:** Fark bildiriminin kaç günde çözülmesi gerektiği tanımlı değil. 6 günlük ortalama sürenin sapması büyük ölçüde buradan geliyor. Süreç sahibi tanımlamalı.
- **Vekalet zinciri:** Finans Müdürü ve Genel Müdür aynı anda yoksa ne olacağı belirsiz. Üçüncü bir vekil tanımlanmalı.
- **İade faturası akışı:** Kapsam dışı bırakıldı ama fiilen yaşanıyor. Ayrı doküman gerekiyor.
- **Fatura itiraz süresi:** Tedarikçiye itiraz için yasal süre içinde dönülmesi gerekiyor, süreçte bu kontrol yok.
- **Ödeme günü istisnası:** Perşembe tatile denk gelirse ne yapılacağı yazılı değil.

DEĞİŞİKLİK KAYDI
v1.0 · 04.09.2026 · İlk sürüm. Tanımlanmamış 5 nokta ile yayınlandı, v1.1'de kapatılacak.